Kwaliteitsborgingssysteem

Wat houdt een kwaliteitsborgingssysteem precies in?

Sinds de introductie van het Vlarema op 1 juni 2012 zijn nieuwe bepalingen van toepassing voor de inzamelaars, afvalstoffenhandelaars of -makelaars (IHM's) van gevaarlijke afvalstoffen. Zij moeten namelijk ook beschikken over, en werken met een kwaliteitsborgingssysteem (KBS).

Het kwaliteitsborgingssysteem is gebaseerd op het principe van risicoanalyse, integraal ketenbeheer, traceerbaarheid en zelfcontrole en bevat minstens de volgende onderdelen:

  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze getoetst wordt of de geaccepteerde afvalstoffen stroken met de eigen registratie als afvalstoffenhandelaar of -makelaar
  • richtlijnen die aangeven hoe de aard, samenstelling en verpakking van de geaccepteerde afvalstoffen worden beoordeeld en bijgestuurd indien nodig
  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze verzekerd wordt dat de afvalstoffenproducenten de nodige inlichtingen krijgen over de afvalstoffen die zij verplicht gescheiden moeten aanbieden
  • een werkmethode die weergeeft hoe een geschikte vervoerder gecontacteerd wordt naargelang de aard van de afvalstoffen en de wijze van aanbieding van de afvalstoffen
  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze de traceerbaarheid van de afvalstoffen van bij de afvalstoffenproducent over het vervoer tot bij de vergunde verwerker wordt verzekerd, met daarin onder meer richtlijnen voor het invullen van een identificatieformulier, richtlijnen voor de verspreiding van het identificatieformulier, een beschrijving van de manier waarop de administratieve medewerkers worden opgeleid en waarop ingeschakelde vervoerders worden geïnstrueerd om de formulieren correct in te vullen
  • een werkmethode die aangeeft op welke manier het afvalstoffenregister wordt bijgehouden, welke data dat register bevat en waar dat register ter inzage ligt
  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze wordt nagegaan dat de gekozen bestemmeling vergund of erkend is voor de aanvaarding van de aangeboden afvalstoffen
  • een werkmethode die wettelijke bepalingen over de bestemmingsmogelijkheden en de verwerkingshiërarchie van de afvalstoffen omzet in richtlijnen voor de verantwoordelijke werknemers
  • voor elk onderdeel van het kwaliteitsborgingssysteem een oplijsting van de verantwoordelijken.

Bedoeling is dat IHM's zelf goed nadenken hoe ze de onderdelen uitwerken, in de praktijk brengen en afstemmen op hun dagdagelijkse operationele werking. IHM's die reeds beschikken over lopende kwaliteitsborgingssystemen (ISO 9001, 14001, EMAS) kunnen dit framework gebruiken en via een aanvulling van dit systeem zich in orde stellen.

Vanaf wanneer moet men over een KBS beschikken?

Bedrijven die vanaf 1 juni 2012 nieuw geregistreerd werden dienen reeds vanaf hun registratiedatum te beschikken over een KBS. Bedrijven die op 1 juni 2012 erkend overbrenger waren van gevaarlijke afvalstoffen krijgen een jaar respijt en moeten een KBS hebben vóór 1 juni 2013.

Keuringen van het KBS

De IHM's die over een kwaliteitsborgingssysteem moeten beschikken, moeten een keuring ondergaan door een onafhankelijke keuringsinstelling om het kwaliteitsborgingssysteem op te volgen en te evalueren. Onafhankelijkheid betekent onder meer dat het maken en het keuren van een KBS niet door dezelfde instelling kan gebeuren. Tijdens de keuring wordt onderzocht of het kwaliteitsborgingssysteem alle voorwaarden dekt, of het toereikend is om ervoor te zorgen dat alle wettelijke voorwaarden in de praktijk worden nageleefd, en of het in de praktijk wordt toegepast.

Een eerste keuring dient uitgevoerd te worden:

  • ten laatste twee jaar na de registratiedatum voor bedrijven die sinds 1 juni 2012 nieuw geregistreerd werden als IHM van gevaarlijke afvalstoffen
  • vóór 1 juni 2015 voor bedrijven die op 1 juni 2012 reeds erkend overbrenger waren van gevaarlijke afvalstoffen

Na een eerste keuring wordt het KBS om de vier jaar herkeurd.

Conform art. 6.1.1.6. § 2 van Vlarema heeft de OVAM een code van goede praktijk opgemaakt over de werkwijze die de onafhankelijke keuringsinstellingen moeten volgen bij de keuringen (zie publicaties). Dit vormt niet alleen een leidraad voor de keuringsinstellingen maar onrechtstreeks ook voor de maker van het KBS. Deze kan namelijk aftoetsen of het ontwikkelde KBS een toekomstige keuring kan doorstaan.

Keurders en keuringsinstellingen moeten aan een aantal criteria voldoen om in aanmerking te komen om keuringen te mogen uitvoeren. Deze criteria zijn opgenomen in het 'ministerieel besluit van 26 februari 2014 houdende vaststelling van specifieke vereisten met betrekking tot de keuringsinstellingen voor de keuring van de kwaliteitsborgingssystemen voor de inzamelaars, handelaars en makelaars van gevaarlijke afvalstoffen' (zie publicaties). De inhoud van het dossier dat door de kandidaat-keuringsinstelling moet ingediend worden, is beschreven in artikel 4 van het ministerieel besluit. Het dossier dient per post doorgestuurd te worden naar onderstaande contactpersoon. Kandidaten die voldoen aan de criteria krijgen de toestemming om de keuringen uit te voeren en worden op een geactualiseerde lijst gezet die hieronder terug te vinden is.

Wat te doen wanneer u een keuring van uw KBS wil laten uitvoeren?

  1. Raadpleeg het OVAM registratieloket. Log in en controleer of de gegevens in uw registratie kloppen. Geraakt u niet ingelogd, raadpleeg dan eerst de handleiding in het loket. Bij blijvende problemen kan u contact opnemen met team Transport (transport@ovam.be - 015 284 381).
  2. Verwijder onnodige EURAL-codes uit uw registratie en voeg ontbrekende codes toe. Kijk uw uiterste keuringsdatum na. Indien u geen IHM voor gevaarlijke afvalstoffen bent, hoeft u niet te beschikken en te werken volgens een KBS, en hoeft er ook geen keuring plaats te vinden.
  3. Contacteer tijdig (indien mogelijk 6 maanden op voorhand) een keuringsinstelling naar keuze uit de lijst van de goedgekeurde onafhankelijke keuringsinstellingen en spreek een keuringsdatum met deze keuringsinstelling af.
  4. Log opnieuw in in het OVAM registratieloket. Ga in uw registratie naar het onderdeel 'Kwaliteitsborgingssysteem' en open deze sectie door op het vinkje aan de linkerkant van de titel te klikken. Selecteer de keuringsinstelling van uw keuze en klik op 'Keuring aanmaken'.
  5. Mail uw keuringsinstelling om deze op de hoogte te brengen dat u de keuringsinstelling hebt toegewezen in het registratieloket. De keuringsinstelling vult vervolgens de effectieve keuringsdatum aan in uw registratie.
  6. De keuring vindt plaats op de effectieve keuringsdatum.
  7. De keuringsinstelling rapporteert uiterlijk 2 maanden na de keuring de resultaten van de keuring en het keuringsverslag in het registratieloket. Bij een positief keuringsresultaat zal het KBS binnen 4 jaar opnieuw gekeurd moeten worden. Bij een negatief keuringsresultaat zal er een verdere opvolging gebeuren. Een gevolg hiervan is mogelijk een schorsing van uw registratie als IHM.

Indien niet tijdig de nodige stappen werden ondernomen voor de keuring van het KBS, kan dit aanleiding geven tot het schorsen van uw registratie als IHM!