Webloket voor dossiers en schuldvorderingen
Webloket voor dossiers en schuldvorderingen - handleiding
Webloket voor dossiers
Algemeen
Het webloket dossiers biedt de mogelijkheid om documenten uit te wisselen tussen de OVAM en externen. Het webloket biedt vooral een oplossing voor de vele mails en bijlagen die verzonden worden tijdens de uitvoering van een werf. Daarnaast kan het webloket de FTP server vervangen.
Inlogprocedure
Het is niet de bedoeling dat u zelf een nieuwe login aanmaakt. Deze login kan worden aangevraagd via het contactadres webloket_ivs@ovam.be. Zodra de login is aangemaakt krijgt u een uitnodiging om in te loggen en een paswoord aan te maken. Deze uitnodiging is beperkt geldig. Bij problemen kan u best contact opnemen via voormeld mailadres.
Via https://services.ovam.be/webloket-ivs/ krijgt u toegang tot het webloket. U wordt eerst omgeleid naar de OVAM- Login- pagina om u aan te melden. Hier wordt er gecontroleerd of u toegang heeft tot het webloket dossiers. De toegang tot een specifiek dossier wordt u verleend door de dossierhouder.
Overzicht voor externen
Elke firma aangemeld via LAA krijgt een overzicht van alle dossiers die werden toegewezen aan deze firma (onder “DOSSIERS”). Projectleiders van een firma kunnen zich abonneren op de dossiers die zij opvolgen (“GEABONNEERDE DOSSIERS”).
Posten van documenten
Binnen een dossier kunt u bestanden opladen. Aan elk bestand kan u ook een korte beschrijving geven.
Verzamelmail
Elke avond ontvangen alle betrokkenen van het project alle documenten die in een het webloket werden gepost voor dat specifieke dossier. Deze mail vermeldt een rechtstreekse link naar het webloket.
Webloket digitale schuldvorderingen
Algemeen
Het webloket schuldvorderingen biedt de mogelijkheid om schuldvorderingen digitaal in te dienen bij en goed te laten keuren door de OVAM voor opdrachten uitgevoerd in opdracht van de afdeling Doelgroepgericht Saneren (DS), het vroegere IVS.
Inlogprocedure
Het is niet de bedoeling dat u zelf een nieuwe login aanmaakt. Deze login kan worden aangevraagd via het contactadres webloket_ivs@ovam.be. Zodra de login is aangemaakt krijgt u een uitnodiging om in te loggen en een paswoord aan te maken. Deze uitnodiging is beperkt geldig. Bij problemen kan u best contact opnemen via voormeld mailadres.
Via https://services.ovam.be/webloket-ivs/ krijgt u toegang tot het webloket schuldvorderingen. U wordt eerst omgeleid naar de OVAM- Login- pagina om u aan te melden. Hier wordt er gecontroleerd of u toegang heeft tot het webloket contracten (schuldvorderingen). De toegang tot een specifiek bestek wordt u verleend door de dossierhouder.
Na het inloggen komt u in het onderstaande scherm terecht:
Kies "contracten" om een overzicht te krijgen van alle gegunde bestekken van het bedrijf.
Om de schuldvordering aan te maken abonneert u zich op een bepaald contract (bestek) waarvoor u binnen uw bedrijf bevoegd bent. Zodra u bent geabonneerd op een bepaald bestek maakt u een schuldvordering aan.
Overzicht schuldvorderingen bij een enkelvoudig contract of een raamcontract.
Hieronder vindt u enkele contracten die de opdrachtnemer beheert:
Enkelvoudig contract
Klik op 'overzicht' van contract SI061110 om alle schuldvorderingen te zien die bij dit enkelvoudig contract (1 contract=1 dossier) horen.
Hieronder worden alle schuldvorderingen weergegeven die bij contract SI061110 horen.
Via "bekijk" ziet u een gedetailleerd overzicht van de schuldvordering.
Raamcontract
Bij een raamcontract komt u via 'overzicht' in het scherm van deelopdrachten die bij het raamcontract horen. Een raamcontract bevat meerdere dossiers.
Hierboven werden twee deelopdrachten toegevoegd aan het raamcontract SV120601. Via "bekijk" krijgt u een overzicht van alle ingediende schuldvorderingen die bij een deelopdracht horen. Hieronder vindt u een overzicht van de schuldvorderingen voor de deelopdracht Bornem Bodskenpolder.
Aanmaken van een schuldvordering op basis van een enkelvoudig raamcontract.
Onderaan het scherm 'overzicht van schuldvorderingen' klikt u op 'nieuwe schuldvordering aanmaken'. Via deze link bereikt u onderstaand scherm:
U kunt nu een schuldvordering aanmaken.
Vul bovenaan de periode in. (Van datum – Tot datum). Vul uw eigen referentie in. In de schuldvordering worden de aantallen van de betreffende periode ingevuld. Er kunnen ook meerwerken worden toegevoegd. De schuldvordering kan ook geëxporteerd worden naar excel of pdf
Na het invullen klikt u op 'Bewaar en Herbereken'. Voeg dan eventuele bijlagen toe:
Klik 'Verzenden' om de schuldvordering te verzenden. Hierna wordt de ingediende schuldvordering vergrendeld. Ze kan dus niet meer worden aangepast.
Zodra de OVAM de schuldvordering heeft goedgekeurd, wordt er een bevestigingsmail verstuurd naar de indiener van de schuldvordering. In het webloket staat de schuldvordering nu als verwerkt. U vindt hier ook een pdf (antwoord schuldvordering) met de gegevens voor de opmaak van de factuur.
De OVAM kan de schuldvordering ook afkeuren of gedeeltelijk goedkeuren.
Aanmaken van een schuldvordering op basis van een voorstel
Er kunnen schuldvorderingen worden aangemaakt op basis van een voorstel. Hiervoor moet er eerst een voorstel worden aangemaakt en goedgekeurd.
Aanmaken van een voorstel
Het aanmaken van een voorstel is verplicht bij sommige raamcontracten.
De opdrachtnemer verneemt via mail dat de OVAM een aanvraag heeft ingediend.
De mail vermeldt een directe link naar het webloket.
Hierboven ziet u enkele statussen van voorstellen. (Aanvraag, toegekend, in behandeling). De opdrachtnemer kan nu een voorstel aanmaken op basis van het raamcontract.
Rechtsboven kunt u de bijlagen downloaden. Vul de aantallen die nodig zijn voor de uitvoering van de deelopdracht in en voeg eventuele nieuwe posten toe.
Druk dan op 'bewaar en indienen' en voeg eventueel nog bijlagen toe. Na het verzenden wordt het voorstel vergrendeld.
Zodra de OVAM het voorstel heeft goedgekeurd of afgekeurd met opmerkingen krijgt de opdrachtnemer een mail.
Aanmaken van de schuldvordering
Na goedkeuring van het voorstel kunnen er op basis van het voorstel schuldvorderingen worden ingediend.
De groene vinkjes zijn de posten van het goedgekeurde voorstel. Voor de volledigheid worden ook alle andere posten van het raamcontract weergegeven (zonder groen vinkje).
Ook indien deze niet in het raamcontract of goedgekeurd voorstel staan, kunnen er bij de opmaak van een schuldvordering nog posten worden toegevoegd. (meerwerk)
De verdere afhandeling van de schuldvordering gebeurt identiek zoals beschreven staat onder "aanmaken van een schuldvordering"