2 Administratieve medewerkers dossierbeheer

Afdeling: Bodembeheer
Team: Bodemattestering en grondoverdracht en Team Particulieren
Niveau: Niveau C
Graad: Medewerker
Contract: Onbepaalde duur
Standplaats: Mechelen

Wilt u meewerken aan minder afval, een zuivere bodem en de omslag naar een kringloopeconomie in Vlaanderen? Dan bent u bij de OVAM aan het juiste adres. De OVAM - Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij is een Vlaamse overheidsinstelling die continu op de bres staat voor een beter leefmilieu. Concreet staat zij in voor het voorbereiden en uitvoeren van het Vlaamse afvalstoffen-, materialen- en bodemsaneringsbeleid.

De OVAM rekent ook op u voor een proper milieu!
 

Kenmerken van de functie

De wereldbevolking boomt maar onze voorraad aan grondstoffen, materialen en open ruimte is schaars, en daarom uiterst kostbaar. Toch is de beschikbaarheid ervan cruciaal voor onze samenleving. Ons doel is niets minder dan een kringloopeconomie waarin duurzaam beheer van afval, materialen en bodem zorgt voor nieuwe ruimte, materialen en grondstoffen voor de huidige en voor toekomstige generaties.

Als administratieve medewerker dossierbeheer doet u de briefwisseling met externen, de administratieve behandeling van rapporten en gerelateerde gegevens inzake bodemonderzoek, bodemverontreiniging, grondoverdracht e.d. Hierdoor zorgt u ervoor dat (interne) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk (zowel intern als extern) verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd.

Uw takenpakket bestaat uit:

  • Het verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en – bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
  • Het controleren van gegevens en documenten met als doel te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
  • Het uitvoeren van de voorziene stappen binnen een dossier of een proces en het bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
  • Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren.
  • Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.

1 administratief medewerker dossierbeheer bij Team Bodemattestering- en grondoverdracht

Het Team bodemattestering- en grondoverdracht staat in voor het beheer van de gemeentelijke inventaris, voert de administratieve controle uit op binnenkomende bodemrapporten en voert de standaardbeoordelingen ervan uit.

In deze functie wordt u vooral ingezet op het project 2036.  U staat in voor omkadering en opvolging rond de uitwisseling van de gemeentelijke inventaris, behandeling van bodemrapporten en ondersteuning voor de opmaak van sitebesluiten. U ondersteunt gemeenten in hun problemen en u effent mee het verder te volgen pad richting 2036. Uw voornaamste contacten zijn dus met gemeenten.

1 administratief medewerker dossierbeheer bij Team Particulieren

Het team Particulieren staat in voor de behandeling van bodemdossiers met particuliere eigenaars.

Woongebieden kunnen kampen met historische bodemverontreiniging. In het verleden werden oude stortplaatsen of fabrieksterreinen vaak ingericht als woongebied. Ook in het centrum van steden zijn soms woningen gebouwd op gronden waar vroeger bedrijfsactiviteiten werden uitgevoerd. Door die activiteiten is de grond mogelijk verontreinigd, wat een grote bedreiging vormt voor de bewoners: kinderen spelen in de tuin, er worden groenten gekweekt en soms gebruikt men zelfs grondwater om de tuin te besproeien of het zwembad te vullen. We bieden oplossingen op maat aan de burger en brengen duidelijkheid door pro-actief historische risicogronden te onderzoeken.

In deze functie ondersteunt u teamcollega’s bij het verzamelen, controleren en opvolgen van gegevens betreffende particuliere eigendommen waar (historische) activiteiten mogelijks aanleiding gegeven hebben aan een bodemverontreiniging. U filtert de data uit onze databank en u checkt de correctheid van de informatie met diverse toepassingen. Samen met een collega dossierbeheerder verzorgt u mailings met betrokken. Uw voornaamste contacten bestaan dus uit collega’s en burgers.

Profiel

We zoeken een medewerker die goed functioneert in teamverband, zelfstandig werkt, goed kan omgaan met stress en zich makkelijk aan veranderende omstandigheden kan aanpassen. We zoeken een enthousiaste duizendpoot met administratief talent en oog voor detail die goed overweg kan met diverse computertoepassingen.

U kan autonoom werken. Interactie met externen, zowel mondeling als schriftelijk, schrikt u niet af. In het team komt u uit voor uw mening en neemt u initiatief om de werking efficiënter te laten verlopen.

Toelatingsvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot een functie bij de Vlaamse overheid moeten kandidaten voldoen aan een aantal algemene toelatingsvoorwaarden:

  • uittreksel uit het strafregister voorleggen;
  • de burgerlijke en politieke rechten genieten;
  • medisch geschikt zijn om de functie uit te oefenen (enkel voor bepaalde doelgroepen en functies met een bepaald risico).

Deelnemingsvoorwaarden

  •  U bent ten minste in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau C (meer info: zie https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02), zoals bepaald in het Vlaamse personeelsstatuut. Interne kandidaten van de OVAM die reeds tot niveau C behoren worden eveneens toegelaten tot deze selectie.
  • Als u een buitenlands diploma bezit, moet u de erkenning van gelijkwaardigheid aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: www.naricvlaanderen.be/

  • Als u uw diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet u een taalexamen afleggen bij Selor (www.selor.be/nl/procedures/taaltesten/) om uw kennis van het Nederlands te bewijzen.

Kandidaten die niet aan de toelatingsvoorwaarden en de deelnemingsvoorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname aan de voorselectie en het functie specifieke onderdeel van de selectie. Zij worden daarvan op de hoogte gebracht.

Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan via aanwerving vanuit de externe arbeidsmarkt.

Functievereisten

  • U beschikt over een diploma middelbaar onderwijs;
  • U heeft bij voorkeur 2 jaar ervaring in administratieve dossierbehandeling;
  • U heeft bij voorkeur ervaring in dienstverlening naar klanten;
  • Ervaring in de bodemsector is niet vereist, het is een plus;
  • U heeft kennis van en ervaring met een kantoorsoftwarepakket.

Omschrijving van de belangrijkste gedragscompetenties

De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u.

Volgende gedragscompetenties vinden wij belangrijk voor deze functie.

  • Verantwoordelijkheid nemen: handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie – niveau 1
  • Samenwerken: een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is – niveau 1
  • Analyseren: een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie – niveau 1
  • Plannen en organiseren: op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken – niveau 1
  • Klantgerichtheid: wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren – niveau 1
  • Zorgvuldigheid: handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten – niveau 1

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan u op volgende website vinden: www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid

Selectieprocedure: timing onder voorbehoud

De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke eliminerende selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De opgegeven termijnen voor de selectieprocedure zijn richtinggevend.

  1. CV-screening en voorselectie op basis van de kandidaatstelling – eliminerend – vindt plaats in week 48. De best gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende selectie-stap.
  2. Voorafgaand aan het jurygesprek vullen de geselecteerde kandidaten een online persoonlijkheidsvragenlijst in. Het jurygesprek omvat een functie specifieke screening en zelfbeschrijving van sterktes en zwakten, aangevuld met een praktijkcase. Het gesprek gebeurt in aanwezigheid van het afdelingshoofd, teamverantwoordelijke team Particulieren en teamverantwoordelijke team Bodemattestering en grondoverdracht, een OVAM HR-medewerker en een externe selectiespecialist. Het gesprek vindt plaats in week 49-50. De jury formuleert een advies aan de administrateur-generaal over de geschiktheid van de kandidaten. Deze stap is eliminerend.
  3. Een extra selectiestap kan worden voorzien indien nodig voor deze selectie. Dit kan bestaan uit een diepte-interview al dan niet met een bijkomende case. Deze selectiestap gebeurt door de externe selectiespecialist en/of een OVAM-medewerker(s). Deze stap is eliminerend.
  4. De administrateur-generaal, mevr. Henny De Baets, beslist na advies wie als beste kandidaat geselecteerd wordt. Voorafgaand aan deze beslissing kan een bijkomend gesprek met de administrateur-generaal plaatsvinden.

Alle kandidaten krijgen een schriftelijk antwoord over het resultaat.

De kandidaten kunnen over elke fase mondelinge feedback vragen binnen een termijn van dertig dagen.

De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere kandidaten die worden beoordeeld als geschikt, worden opgenomen in een werfreserve met een geldigheid van 12 maanden. De geldigheidsperiode kan verlengd worden, indien nodig. Deze werfreserve kan tijdens de geldigheidsperiode aangesproken worden voor een gelijkaardige functie. De kandidaten worden uitgenodigd voor een nieuw functie specifiek gesprek.

Ons aanbod

  • Een leerrijke en boeiende werkervaring met een maatschappelijk zinvolle opdracht.
  • Een voltijds contract van onbepaalde duur.
  • Een verloning van (C111, geen ervaring) 2.068,81 euro bruto/maand. Relevante ervaring kan worden gehonoreerd volgens de geldende wetgeving. Ervaring uit de overheidssector wordt volledig gevalideerd. Andere relevante ervaring kan meegenomen worden mits voorlegging van geldige documenten. Voor de berekening van uw salaris kan u terecht op de salarissimulator van de Vlaamse Overheid. U vindt deze terug via volgende link: www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werken-bij-de-vlaamse-overheid/salarissimulator
  • Een aantrekkelijke vakantieregeling, mogelijkheid tot hybride werken, maaltijdcheques, een gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een fietsvergoeding, tewerkstelling in de onmiddellijke nabijheid van het station te Mechelen.
  • De OVAM zet zich actief in om gelijke kansen en diversiteit op de werkvloer te bevorderen. De kwaliteiten van ons personeel zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, gender, geaardheid, handicap/chronische ziekte of afkomst.
  • Volgende kandidaten kunnen deelnemen onder voorbehoud: kandidaten die beschikken over een buitenlands diploma dat nog niet gelijkwaardig is verklaard en kandidaten die nog niet voldoen aan de vereisten inzake de taalwetgeving inzake kennis van het Nederlands. Wie dus nog geen taaltest Nederlands heeft afgelegd bij Selor kan al wel deelnemen aan de selectieronde(s). Aan deze voorwaarden moet echter wel voldaan worden voor de effectieve indiensttreding.
  • Hebt u een arbeidshandicap; gelieve aan te geven bij uw sollicitatie of u nood hebt aan specifieke aanpassingen voor de sollicitatie.

Solliciteren

Bent u geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 1 december 2021 om 12u 's middags. Om te solliciteren vult u de online vragenlijst in. Bij deze vragenlijst stuurt u als bijlage een cv met overzicht van uw loopbaan/ervaring en een kopie van uw diploma.

De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzondering zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verwijderen.

Meer informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kan u contact opnemen met Fatna El Khanf (tel: 015 284 183, email: wervingen@ovam.be).

Solliciteren

Klik hier om door te gaan naar het sollicitatieformulier