Administratieve controle van rapporten - goed om weten

Goed om te weten – administratieve controle van rapporten

Bij het administratief nakijken maken we een duidelijk onderscheid naar het soort fout dat men maakt in Mistral en de aanlevering van de digitale informatie. We onderscheiden drie categorieën:

  • Grote fouten
  • Middelgrote fouten
  • Kleine (inhoudelijke) fouten

Hieronder vindt u een overzicht van controlepunten. Rechts op deze pagina bij 'publicaties' vindt u onder andere een uitgebreidere versie van deze richtlijnen en een handleiding voor de deskundigen op basis van deze richtlijnen die duidelijk maken hoe de velden via het webloket moeten ingevuld zijn.

Via deze weg kan u ook onze checklisten per opdrachttype raadplegen.

Met al u vragen kan u terecht op het e-mailadres: standaardbeoordeling@ovam.be

Grote fouten: 
 

Alle opdrachttypes:

  • Wanneer de opdrachtgever of zijn gegevens fout zijn.
  • De pdf-bestanden zijn niet aanwezig of niet ingediend volgens de richtlijnen in de standaardprocedure.

Alle opdrachttypes (behalve KP en TTR/TRN) :

  • De locaties, locatietypes, kadastrale gegevens, … zijn niet aanwezig of onvolledig is - rekening houdend met alle richtlijnen hierover in de standaardprocedures.
  • Alle eigenaars/gebruikers/exploitanten zijn, volgens recente toestand, niet of onvolledig aanwezig.
  • Het rapport is niet ondertekend door de bevoegde personen.
  • Inhoudelijke pdf-administratieve bijlage: kadastrale legger en plan zijn niet aanwezig of bevatten niet de recentste toestand volgens de richtlijnen in de standaardprocedure. Exemplaren van enotariaat en dergelijke worden aanvaard. Bij achterstand van kadaster word bevestigd door deskundige dat toestand onveranderd is gebleven.
  • Het niet aanwezig zijn van detailplan(nen) met de weergave van de verontreinigingen in bodem en grondwater.

Specifiek voor OBO, (O)BBO en EEO:

  • Verontreinigingen met P- en/of Q-zin niet aanwezig.
  • Wanneer er veldwerk is gebeurd en geen profielen met de analyses worden weergegeven.

Specifiek voor (O)BBO en EEO: 

  • De bodemsaneringsdeskundige is verplicht te oordelen dat er gebruiksadviezen nodig zijn. Wanneer gebruiksadviezen worden vermeld in het rapport moeten deze gebruiksadviezen ook vermeld worden in mistral. Daarnaast moet een detailplan opgenomen worden met de weergave van de gebruiksadviezen van toepassing op de verontreiniging in bodem en grondwater.

Specifiek voor OBO, OBBO en exploitatieonderzoek:

  • Combinatieonderzoek toegepast

Specifiek voor Exploitatieonderzoek: 

  • Wanneer u een uitspraak doet over een deel van perceel in het rapport dan moet u in de databank ook deel van perceel als 'grondtype' toevoegen.
  • Inhoudelijk pdf-kaart (indien deel van een perceel): kaart met afbakening van de onderzoekslocatie met duidelijke vermelding van de x- en y-coördinaten op het plan zelf is niet aanwezig.

Specifiek voor (b)BSP:

  • Als het schriftelijk akkoord niet aanwezig of onvolledig is.
  • De niet-technische samenvatting voldoet niet aan de richtlijnen in de standaardprocedure.
  • Wanneer bij de sanering niet (of onvolledig) wordt verder gewerkt met de verontreinigingen uit het (O)BBO.
  • De adviesinstanties zijn niet aanwezig of onvolledig.

Specifiek voor kwaliteitsplan:

  • Inhoudelijk pdf-bijlage: planningstabel niet aanwezig of onvoldoende gedetailleerd.
  • Werken zijn gestart voor startvergadering (planningstabel).
  • Wijzigingen of aanvullingen t.o.v. conform verklaard (b)BSP niet verduidelijkt: als dit panel is ingevuld moet er als bijlage een verduidelijking worden toegevoegd in pdfbestand.

Middelgrote fouten:
 

Alle opdrachttypes:

  • Niet verder gewerkt vanuit bestaande opdracht waardoor koppelingen niet gemaakt worden.

Alle opdrachttypes (behalve KP en TTR/TRN):

  • Niet verder gewerkt op bestaande verontreinigingen: er moet steeds verder gewerkt worden op bestaande verontreinigingen, tenzij het gaat om een niet eerder beschreven verontreiniging.
  • Een verontreiniging heeft als aard 'gemengd'
  • Verklaring over de meegestuurde digitale gegevens niet opgenomen bij de ondertekening van het rapport. Specifiek voor alle OBO's en OBBO ― Geen uitspraak over asbest aanwezig in het besluit van het rapport. ― Stappenplan asbest moet aanwezig zijn ― Uitspraak in mistral moet overeenstemmen met het rapport.

Specifiek voor (b)BSP:

  • De niet-technische samenvatting is inhoudelijk niet in orde.
  • Wanneer bij het opladen van een nieuwe opdracht, in een bestaand dossier, niet wordt verder gewerkt op de voorgaande rapporten.

Specifiek voor kwaliteitsplan:

  • Datum startvergadering ligt niet tussen 8 en 31 dagen na ontvangst kwaliteitsplan (in het E-loket).
  •  Wanneer bodemsaneerder of zijn gegevens fout zijn.
  • Wanneer bodemsaneerder niet beschikt over de geldige certificaten.

Alle opdrachttypes:

  • De XML is technisch incorrect.
  • Verkeerd opdrachttype geselecteerd.
  • De titel stemt niet overeen met de richtlijnen van de standaardprocedure. Vb: “Opdrachttype (voluit geschreven,niet aaneensluitend hoofdletters!) – karakteristieke naam, straat en nummer, gemeente van de onderzoekslocatie”.
  • Het opgegeven adres is niet juist of onvolledig (bv. geen huisnummer).
  • De opgegeven rapportdatum is niet de datum die vermeld staat bij de ondertekening in het rapport (met uitzondering op KP, TTR en TRN).
  • Wanneer er geen besluit/conclusie is ingevuld in Mistral.

Alle opdrachttypes (behalve KP en TTR/TRN): 

  • Geen correcte label(s) toegevoegd aan de opdracht.
  • Algemene gegevens over grond niet ingevuld: straat en oppervlakte moeten overeen komen met gegevens op meegeleverde kadastrale legger.
  • Vlarebo's grond zijn niet ingevuld of onvolledig.

Specifiek voor OBO, (O)BBO: 

  • Wanneer er geen extra info onderzoek is aangevinkt/aangeduid, terwijl dit wel nodig is.
  • Wanneer er geen kenmerken opdracht adres is aangevinkt/aangeduid, terwijl dit wel nodig is.
  • Representatief profiel is niet aangeduid: wanneer er een profiel aanwezig is met 'bodemopbouw' moet het profiel dat het diepst zit, aangeduid worden als representatief profiel.

Specifiek voor OBO, (O)BBO en EEO: 

  • Details nieuwe verontreiniging en parameters zijn niet correct ingevuld: deze moeten overeenstemmen met verontreinigingstabel in het rapport. Opmerking over 'naam': bij 'naam' moet enkel de stofgroep van de parameter of apart de parameter vermeld worden. (Items zoals medium en bron moeten hierin niet vermeld worden aangezien hiervoor andere velden voor voorzien zijn).
  • Profielen en Analyses beschikken inhoudelijk niet over de correcte x- en y-coördinaten.
  • Pdf-rapport: hierin mogen inhoudelijk niet de administratieve gegevens en niet-technische samenvatting worden opgenomen.
  • Uitspraak grond: bij 'historiciteit' moet de juiste aard van de verontreiniging aangeduid worden; bij 'classificatie' de juiste uitspraak overeenstemmend met uitspraak in rapport.

Specifiek voor Exploitatieonderzoek:

  • Wanneer het gaat om een exploitatie-onderzoek waarin slechts een deel van een perceel wordt onderzocht dan moet het besluit enkel geformuleerd worden voor het onderzochte deel. In het besluit moet duidelijk verwezen worden naar 'deel van'… Specifiek voor (b)BSP
  • Wanneer er geen specifieke info is aangevinkt, terwijl dit wel nodig is.
  • Wanneer de geplande timing en kostprijs niet ingevuld zijn, of niet overeenkomen met de gegevens in het rapport.
  • De inhoudelijke gegevens van de sanering zijn foutief of onvolledig (verontreinigingen, saneringsconcepten, grondwateronttrekking, …).

Specifiek voor kwaliteitsplan: 

  • Huidige timing: datum ligt niet in de toekomst en niet na de datum van de startvergadering.
  • Saneringsconcept: de geplande startdatum en geplande einddatum zijn niet aanwezig voor elk saneringsconcept: Deze moeten in de toekomst liggen.
  • Bodemsaneerder zonder rol aangeduid. Deze moet de juiste rol hebben.

Specifiek voor tussentijds rapport of tussentijds rapport nazorg: 

  • Periode rapportage: begin- en einddatum niet ingevuld voor de beschouwde periode van de opdracht.