Handleiding webloket aanvraag bodemattesten

webloket attestering - attestaanvragen

 

Inleiding


In het webloket attestering kan een lopende rekening houder (LRH) attestaanvragen aanmaken,
eigen aanvragen zoeken, een stand van zaken opvolgen, en vervolgens de bodemattesten
downloaden.

Aanmelden in het webloket voor attestering


Aanmelden in het webloket kan via een e-mailadres en wachtwoord, welke uniek zijn voor de
contactpersoon van de lopende rekening houder. Enkel contactpersonen die bij de OVAM
geregistreerd staan als contact van een lopende rekening houder met toegang tot het webloket
voor attestering kunnen aanmelden. Per lopende rekening houder zijn meerdere
contactpersonen mogelijk.
Wens je een nieuw contact aan te maken, dan kan je mailen naar bodem@ovam.be om uw
gegevens door te geven.
Bij een eerste keer aanmelden of als je het wachtwoord vergeten bent, klik je op 'Wachtwoord
vergeten?'. Het wachtwoord wordt dan via mail toegestuurd.
Via het menu 'Beheer' in de bovenste navigatiebalk kan je vervolgens, indien gewenst, het
wachtwoord wijzigen.

Aanvraag zoeken en overzichtslijst


Na succesvol aanmelden, kom je in het zoekscherm terecht. De aanvragen van de laatste maand
worden automatisch onderaan het zoekscherm als een lijst getoond.
Kom je niet automatisch in dit scherm terecht dan klik je in de bovenste navigatiebalk op het
menu aanvragen – 'Zoeken Aanvraag'.


Attestaanvraag zoeken


Bij het zoeken op de eigen aanvragen d.mv. de zoekparameters wordt de resultatenlijst beperkt
tot aanvragen van het laatste jaar.
De zoekparameters kunnen gecombineerd gebruikt worden
vb zoeken op kadasterId in combinatie met postkamerdatum van de aanvraag, …
Via de knop 'Wissen' worden de zoekvelden leeggemaakt.


Duiding bij enkele zoekcriteria

Aanvraag
― Postkamerdatum van ... tot … : ontvangstdatum van de aanvraag
― Verzendingstype:
– papier: de aanvraag werd per post verstuurd
– webloket: de aanvraag werd digitaal verstuurd (webloket + enotariaat)
― Status:
– in voorbereiding: de aanvraag is opgemaakt en bewaard, maar niet
doorgestuurd naar de OVAM, de betaling werd nog niet uitgevoerd,
of er werd een probleem vastgesteld
– voor verwerking OVAM: de aanvraag is doorgestuurd en betaald.
Het batchproces1 heeft nog niet gelopen
– ontvankelijk, nog niet alle attesten verstuurd: deze status is
zichtbaar van zodra het batchproces heeft gelopen. De aanvraag is
afgewerkt, de attesten zijn nog niet verzonden of nog niet alle
attesten zijn aangemaakt
– onontvankelijk: de aanvraag is niet goedgekeurd. Deze status zal,
ingeval de aanvraag is gebeurd via het webloket, zelden
voorkomen. Redenen van onontvankelijkheid zijn niet of
onvoldoende betaald en/of gemuteerde percelen. Op deze zaken
gebeurt een automatische controle die het doorsturen van een
dergelijke aanvraag verhindert
– ontvankelijk, alle attesten verstuurd: de aanvraag is afgewerkt
1 De eigenlijke verwerking van een aanvraag gebeurt pas 's avonds in een batchproces.
Zolang dit batchproces niet heeft gelopen kan de lopende rekening houder een
attestaanvraag verwijderen en/of aanpassen (zie ook de helppagina 'Aanvraag
aanmaken en bewerken').
Aanmelden in het webloket attestering - attestaanvragen - controle inhoud attest 13/19
Attest
― Printstatus:
– aangemaakt: het attest is opgemaakt, d.i. aard en uitspraak werden
juist gezet. Het commando om het attest te genereren is echter nog
niet gegeven
– voorpublicatie: het attest werd gegenereerd, de eigenlijke publicatie
gebeurt 's avonds in een batchproces
– gepubliceerd: het batchproces is doorlopen, het attest is
gepubliceerd, maar nog niet verzonden
– verzonden:
– voor een papieren aanvraag: het attest is per
post verzonden
– voor een online aanvraag: het attest is
beschikbaar om te downloaden
― Verzendingsdatum van … tot … : de verstuurdatum van het attest
― Printdatum van … tot … : in vele gevallen de verzendingsdatum -1 (dag)
― KadasterId: het zoekveld is beperkt tot 10 karakters, en bestaat uit gemeentenummer,
sectie en grondnummer
vb. 12345A0123, zoeken met wildcard is toegelaten, vb. 1234%
4.3 Zoekresultatenlijst
De zoekresultatenlijst is standaard gesorteerd op aanvraagnr. met de meest recente aanvraag
bovenaan.
Het detail van de aanvraag wordt zichtbaar door op het 'pen-icoontje' te klikken.
In de zoekresultatenlijst is ondermeer een behandeltermijn zichtbaar.
― Niet dossiergebonden (= blanco) aanvragen worden afgehandeld binnen een termijn van 30
dagen,
― Dossiergebonden aanvragen, waarbij op de betreffende gronden geen risico-activiteiten
w(e)orden uitgeoefend, hebben een termijn van 30 dagen.
Gronden die ontstaan zijn door een afsplitsing van een bestaande grond tengevolge een
kadastermutatie hebben in eerste instantie geen risico-activiteiten. Na controle door een
dossierhouder kan dit aangepast worden. Hierdoor kan de termijn wijzigen van 30 naar 60
dagen,
― Dossiergebonden aanvragen, waarbij op de betreffende gronden risico-activiteiten
w(e)orden uitgeoefend, hebben een termijn van 60 dagen,
― Bestaat een aanvraag uit dossiergebonden en niet-dossiergebonden gronden dan wordt de
dossiergebonden-termijn getoond.
4.4 Detail van een aanvraag
Hier zijn aanvraagNr, datum van aanvraag, de gronden die deel uit maken van de aanvraag, het
te betalen bedrag, saldo van de lopende rekening, en indien aanwezig briefwisseling met de
lopende rekening houder met betrekking tot deze aanvraag, zichtbaar.
De stand van zaken aangaande de attestopmaak kan hier gevolgd worden.
Wanneer een medewerker van de OVAM een attest voor deze aanvraag aanmaakt, wordt een
attestNr zichtbaar en een printstatus gezet. De printstatus varieert van 'aangemaakt' (ingeval
van meerdere gronden) naar 'voorpublicatie' naar 'publicatie' naar 'verzonden'. Voor de
betekenis van de verschillende printstatussen zie hoger.
14/19 Aanmelden in het webloket attestering - attestaanvragen - controle inhoud attest
Enkel bij de status 'verzonden' is het specimen zichtbaar. Deze laatste is het bodemattest van
die grond in pdf-formaat met handtekening en OVAM-logo.
Een automatische mail wordt verzonden naar de lopende rekening houder wanneer een
aanvraag werd afgehandeld en de overeenkomstige bodemattesten beschikbaar zijn in het
webloket attestering. Deze attesten kunnen gedownload worden en zijn geldig voor overdracht.
Als de aanvraag online (via het webloket of het e-notariaat) werd gedaan, worden de attesten
niet meer per post verstuurd.
Aanmelden in het webloket attestering - attestaanvragen - controle inhoud attest 15/19
5 Attestaanvraag aanmaken en bewerken
Om een aanvraag aan te maken, klik je in de navigatiebalk bovenaan op 'Aanvragen' en in het
menu kies je vervolgens 'Aanmaken aanvraag'.
Volgende velden worden zichtbaar:
― Het aanvraagNr wordt automatisch gegenereerd na het klikken op de knop 'Opslaan',
― De datum aanvraag wordt automatisch ingevuld,
― Referte: uw kenmerk,
― Checkbox 'De OVAM beschikt nog niet over het recentste …': de aanvraag kan
doorgestuurd worden naar de OVAM, behoudens er voldoende saldo op de lopende
rekening is en het geen gemuteerde gronden2 betreft (zie verder). De behandeling van de
aanvraag wordt echter op 'wacht' gezet in afwachting van de aanvullende informatie.
Na het klikken op de knop 'Opslaan' kunnen de gronden van de attestaanvraag worden
ingegeven.
5.1 Gronden toevoegen en verwijderen
Een grond toevoegen kan door op het plus-icoontje te klikken. Hierdoor verschijnt een pop-up
scherm met de titel 'Locatie beheren'.
Bij het ingeven van het Gemeentenummer wordt de corresponderende Afdeling automatisch
ingevuld. Omgekeerd bij het ingeven van de Afdeling wordt het corresponderende
Gemeentenummer ingevuld.
Sectie en Grondnummer zijn verplichte velden.
Vervolgens klikt men op de knop 'Zoeken'. Tijdens deze actie wordt nagegaan of de grond
gekend is in de databank van de OVAM.
Indien de grond gekend is worden de datum kadastrale toestand, straat, huisnummer en
busnummer weergegeven. De velden zijn aanpasbaar. De gegevens in de OVAM-databank
worden overschreven bij wijziging.
Klikken op de knop 'Opnieuw zoeken' toont de lege velden Gemeentenummer, Afdeling, Sectie,
Grondnummer, …
Door te klikken op de knop 'Toevoegen' wordt de grond 'klaar gezet'. Als de aanvraag uit
meerdere gronden bestaat, kan je opnieuw Gemeentenummer, Afdeling, Sectie, Grondnummer,
… invoeren.
De grond(en) aan de attestaanvraag hangen, doe je door te klikken op de knop 'Aanpassen en
koppelen'. Aanvragen die uit meer dan 10 gronden bestaan worden best uitgesplitst in meerdere
aanvragen. Ook is het aan te raden om regelmatig op 'Aanpassen en koppelen' te klikken. Een
time-out van de toepassing kan optreden waardoor de gegevens niet worden bewaard.
2 percelen die tengevolge van een kadastermutatie niet meer bestaan
Aanmelden in het webloket attestering - attestaanvragen - controle inhoud attest 17/19
5.2 Betalingen
Het saldo van de lopende rekening is zichtbaar.
Het te betalen bedrag wordt automatisch bepaald en is afhankelijk van het aantal gronden van
de aanvraag.
De status van de betaling staat in eerste instantie op 'niet betaald' en wordt gezet op 'betaald'
door te klikken op de knop 'Betalen/Doorsturen naar OVAM'.
Tijdens deze actie controleert de webtoepassing of het saldo van de lopende rekening
toereikend is en/of er gemuteerde gronden2 in de aanvraag zitten. Deze laatste worden
aangeduid door het vinkvakje 'gemuteerd'.
Als het saldo niet toereikend is en/of de aanvraag bevat gemuteerde gronden, wordt een
waarschuwing getoond en wordt de aanvraag niet doorgestuurd naar de OVAM.
Bij een succesvolle aanvraag wordt zoals gezegd de status op 'betaald' gezet en is de lopende
rekening gedebiteerd. De eigenlijke verwerking van de aanvraag gebeurt echter pas 's avonds in
een batchproces.
Een aanvraag kan verwijderd worden zolang het batchproces nog niet gelopen heeft. Door op
'Annuleer betaling' te klikken, wordt de lopende rekening gecrediteerd met het bedrag dat voor
de aanvraag werd gedebiteerd. Via de knop 'Verwijderen' kan dan de volledige aanvraag
verwijderd worden.
Zolang het batchproces nog niet gelopen heeft, kan de aanvraag gewijzigd worden. Gronden
toevoegen en verwijderen kan door eerst de betaling te annuleren, de aanpassing uit te voeren
en vervolgens opnieuw op 'Betalen/Doorsturen naar OVAM' te klikken.
Gronden toevoegen nadat het batchproces heeft gelopen kan niet. In dit geval moet men een
nieuwe aanvraag doen.
Via de knop 'Opslaan' is tussentijds opslaan alvorens de aanvraag door te sturen naar de OVAM
mogelijk.
Opgelet: via het webloket kunnen enkel attestaanvragen worden ingegeven voor kadastrale
percelen, niet voor delen van percelen en/of openbare domeinen. Een attestaanvraag voor
delen van percelen en/of openbaar domein kan enkel per post/papier via een aanvraagformulier.
Via het min-icoontje kan een grond weer verwijderd worden uit de aanvraag.
5.3 Documenten
In deze lijst worden brieven getoond die door de OVAM werden verstuurd t.a.v. de lopende
rekening houder. Enkel verzonden brieven worden getoond in pdf-formaat.
18/19 Aanmelden in het webloket attestering - attestaanvragen - controle inhoud attest
6 Beheer
Via dit scherm krijgt de lopende rekening houder een overzicht van de eigen financiële
verrichtingen, kan hij zijn huidig saldo consulteren, en zijn wachtwoord voor het webloket
aanpassen.
6.1 Beheer lopende rekening
Er wordt elke maand een overzicht gemaakt van de verrichtingen van uw lopende rekening. De
pdf-file hiervan kunt u hier downloaden.
6.2 Beheer toegangsinfo
Het wachtwoord voor het webloket wijzigen, kan door eerst het oude en vervolgens het nieuwe
wachtwoord in te geven in de daarvoor voorziene velden.
Een wachtwoord moet uit minstens 8 karakters bestaan.
Aanmelden

FAQ

FAQ webloket Attestaanvragen

 

 

Hoe kan ik inloggen?

Inloggen kan enkel met een e-mailadres dat bij OVAM geregistreerd is. Stuur een mail naar bodem@ovam.be met uw naam en het e-mailadres waarmee u wenst in te loggen, tevens met vermelding van de gestructureerde mededeling van jullie lopende rekening. Eens de registratie is gebeurd, volgt hiervan bericht. De eerste maal dat ingelogd wordt met het nieuw geregistreerde e-mailadres dient een wachtwoord aangevraagd te worden door te klikken op de link 'wachtwoord vergeten?', vervolgens het e-mailadres in te geven en te bevestigen dat u een wachtwoord wenst op te vragen.

 

Mijn e-mailadres is geregistreerd bij OVAM en ik heb een wachtwoord toegestuurd gekregen, bij aanmelden verschijnt de volgende foutmelding: 'Foutieve aanmeldgegevens'

Het e-mailadres dient zonder hoofdletters ingegeven te worden. Geef het wachtwoord dat u werd toegestuurd in via de 'kopiëren' en 'plakken' handeling. Indien u nog steeds dezelfde foutmelding krijgt, gelieve contact op te nemen met de infolijn tel. 015/284 459 of mail naar bodem@ovam.be.

 

Hoe kan ik het wachtwoord wijzigen?

Via de link Beheer bovenaan in het scherm kunt u het wachtwoord wijzigen.

 

Ik wil een attestaanvraag aanmaken, wanneer ik de cursor op de link 'Attestaanvragen' plaats, verschijnt de link 'Aanmaken Attestaanvragen' niet

De internetbrowser waarmee u werkt, ondersteunt het webloket niet. Een van de volgende internetbrowsers dient geïnstalleerd te worden en van daaruit dient met het webloket gewerk te worden: Internet Explorer 8, Firefox 3.6 of Chrome 15.0.

 

Ik klik op het +-icoontje bij de blok Gronden om de kadastrale gegevens in te geven, het pop-up scherm 'Locatie beheren' verschijnt niet

De internetbrowser waarmee u werkt, ondersteunt het webloket niet. Een van de volgende internetbrowsers dient geïnstalleerd te worden en van daaruit dient met het webloket gewerk te worden: Internet Explorer 8, Firefox 3.6 of Chrome 15.0.

 

Ik heb de kadastrale gegevens ingevuld bij 'Locatie beheren', na klikken op de knop 'Zoeken' krijg ik de melding: 'Het kadastraal perceel komt nog niet voor in de databank'

U dient zelf de straatnaam in te vullen (verplicht veld) vervolgens kan de aanvraag verder afgewerkt worden: als alle gegevens goed staan klikt u op 'Toevoegen', 'Aanpassen en koppelen' en vervolgens op 'Betalen/Doorsturen naar OVAM'. Indien Status 'voor verwerking OVAM', zal de aanvraag behandeld worden.

 

Ik heb de kadastrale gegevens ingevuld bij 'Locatie beheren', na klikken op de knop 'Zoeken' krijg ik de melding dat het om een gemuteerd perceel gaat

Bodemattesten kunnen niet aangevraagd worden voor oude perceelnummers. U dient zich te informeren bij het kadaster onder welk nieuw perceelnummer deze grond momenteel gekend staat.

Ik wil een bodemattest aanvragen voor een perceel waaraan geen straatnaam is toegekend

Gezien straatnaam een verplicht veld is, dient minstens 1 teken in dit veld ingevuld te worden. Als alle gegevens goed staan, kan de aanvraag verder afgewerkt worden via klikken op 'Toevoegen', 'Aanpassen en koppelen' en vervolgens op 'Betalen/Doorsturen naar OVAM'. Indien Status 'voor verwerking OVAM', zal de aanvraag behandeld worden.

 

Ik wil bodemattest aanvragen voor een grond zonder kadastraal perceelnummer (vb. openbaar domein) of voor een deel van een perceel

Dergelijke bodemattesten kunnen niet via het webloket aangevraagd worden. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van het papieren aanvraagformulier voor een bodemattest te vinden op www.ovam.be > Bodem. Een kadastraal plan dient bij het formulier gevoegd te worden, waarop aangegeven wordt voor welke grond(en) of voor welk deel van het kadastraal perceel een bodemattest aangevraagd wordt.

 

Ik heb een aanvraag ingegeven, hoe kan ik nagaan of de aanvraag betaald is en doorgestuurd is naar OVAM?

Indien in het overzichtscherm van de aanvragen de Status 'voor verwerking OVAM' vermeld staat, is de aanvraag betaald en wordt deze behandeld door OVAM. Bij de kolom 'Betaald' zal het vakje aangevinkt zijn.

Indien Status 'in voorbereiding', is de aanvraag niet volledig, de betaling is niet gebeurd en de aanvraag zal ook niet behandeld worden door OVAM (zie vraag Ik heb een aanvraag gedaan, de status blijft 'in voorbereiding').

 

Ik heb een aanvraag gedaan, de status blijft 'in voorbereiding'

Zolang de status 'in voorbereiding' staat, wordt de aanvraag niet behandeld (de betaling is ook niet doorgevoerd, geen vinkje bij 'Betaald'). Wanneer in het scherm 'Aanvraag details' (hierin komt u na klikken op het pen-icoontje 'Aanpassen'), bij de blok Gronden geen kadastrale gegevens vermeld staan, zie 1). Wanneer wel kadastrale gegevens vermeld staan, zie 2).

1) in dit geval is de grond niet gekoppeld aan de aanvraag: de kadastrale gegevens dienen opnieuw ingegeven te worden. Belangrijk is dat al de nodige stappen doorlopen worden: na invullen van de kadastrale gegevens, klikken op 'Zoeken'. Indien alle gegevens staan zoals gewenst (bv. Toestand datum, straat(nummer) kan overschreven worden indien nodig), dient geklikt te worden op 'Toevoegen', indien geen andere percelen dienen toegevoegd te worden, klikken op 'Aanpassen en koppelen', vervolgens op 'Betalen/Doorsturen naar OVAM'. Indien Status 'voor verwerking OVAM' weergeeft, is de aanvraag succesvol gebeurd en is de betaling ook uitgevoerd. De aanvraag zal behandeld worden.

2) de grond is gekoppeld aan de aanvraag, maar de betaling is niet gebeurd omdat het saldo ontoereikend was op het moment van aanvraag. Wanneer het saldo is aangezuiverd, klikt u op de knop Betalen/doorsturen naar OVAM. De status zal nu veranderen in 'voor verwerking OVAM'.

 

Ik heb een bodemattest aangevraagd, de Status vermeldt 'ontvankelijk nog niet alle attesten verstuurd', wanneer wordt het bodemattest afgeleverd?

In het overzichttscherm wordt in de kolom Termijn het maximaal aantal dagen vermeld waarbinnen het het bodemattest zal afgeleverd worden.

In het scherm 'Aanvraag details' (hierin komt u na klikken op het pen-icoontje 'Aanpassen'), kan via de Printstatus het verloop van de aanvraag opgevolgd worden. Voor uitleg betreffende deze status, gelieve de Handleiding te raadplegen op www.ovam.be/bodemattest.

 

Nog aan te vullen:

Ik heb een bodemattest aangevraagd, de Status is '???', het is blanco, niet-dossiergebonden, het bodemattest is nog steeds niet beschikbaar op het webloket

Bij de aanvraag heeft werd volgende checkbox aangevinkt: 'De OVAM beschikt nog niet over het recentste bodemonderzoek...', dit betekent dat de behandeling van de aanvraag in wacht gezet wordt, tot het onderzoek ingediend wordt. Indien geen bodemonderzoek zal worden ingediend, dient u contact op te nemen met de infolijn tel. 015/284 459 of mail naar bodem@ovam.be, met vermelding van het Aanvraagnummer.

 

Nog aan te vullen:

Ik wil een aanvraag wijzigen/annuleren

Zolang status 'voor verwerking OVAM', kunt u nog wijzigingen doorvoeren. In het scherm 'Aanvraag details' (hierin komt u na klikken op het pen-icoontje 'Aanpassen') kunnen percelen nog percelen verwijderd worden via klikken op het min-icoontje naast het betreffende perceel en vervolgens bevestiging van verwijdering (en annuleren betaling?). Percelen toevoegen kunt u via het plus-icoontje.

 

Ik krijg een mail met vermelding dat er bodemattesten klaargezet werden in het webloket, maar weet niet om welke bodemattesten het gaat

In het blok 'Aanvraag zoeken' drukt u op de knop 'Wissen' zodoende alle zoekvelden blanco zijn, vervolgens vult u in de invulvelden van de Verzendingsdatum 'van' en 'tot' de verzendingsdatum van de mail in. De datum dient ingevuld te worden onder de vorm dd.mm.jjjj.

 

Ik vind een bodemattest(aanvraag) niet meer terug

Bodemattesten blijven een jaar beschikbaar op het webloket. Standaard worden enkel de bodemattesten weergegeven die gedurende de afgelopen maand zijn aangevraagd. Indien de aanvraag eerder is gebeurd, dient in het blok 'Aanvraag zoeken', de datum in het invulveld Postkamerdatum (= datum waarop de aanvraag gebeurd is) aangepast te worden. De datum dient onder volgende vorm ingegeven te worden dd.mm.jjjj.

 

Ik heb een provisiestorting gedaan, het saldo vermeld in het webloket is nog niet aangepast

Pas bij aanvragen van een eerste bodemattest na de provisiestorting, wordt het aangepaste saldo weergegeven.

 

Hoelang blijven de bodemattesten beschikbaar op het webloket?

Aanvragen blijven een jaar beschikbaar op het webloket.

Waar vind ik de maandelijkse overzichten van de lopende rekening?

De overzichten worden maandelijks onder de vorm van een pdf-bestand op het webloket geplaatst, deze vindt u onder de link Beheer.