Office assistent

Afdeling: Afval- en Materialenbeheer
Team: Staf
Niveau: Niveau B
Graad: Deskundige
Contract: Onbepaalde duur
Standplaats: Mechelen

Wilt u meewerken aan minder afval, een zuivere bodem en de omslag naar een kringloopeconomie in Vlaanderen? Dan bent u bij de OVAM aan het juiste adres. De OVAM - Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij is een Vlaamse overheidsinstelling die continu op de bres staat voor een beter leefmilieu. Concreet staat zij in voor het voorbereiden en uitvoeren van het Vlaamse afvalstoffen-, materialen- en bodemsaneringsbeleid.

De OVAM rekent ook op u voor een proper milieu!

Kenmerken van de functie

Ter ondersteuning van het stafteam en de afdeling zoekt de afdeling afval- en materialenbeheer een polyvalente office assistent. U bent de spilfiguur in het stafteam, ondersteunt iedereen administratief bij de uitvoering van de taken en verzorgt een goed contact met alle stakeholders.

Uw takenpakket bestaat o.m. uit:

  • Mee instaan voor de rapportering van het ondernemingsplan richting afdelingsraad en directieraad;
  • Ondersteunen bij het uitvoeren van allerhande taken om de werking van de afdeling te organiseren en optimaliseren: planning en evaluatie (afwerken en uploaden verslagen en prestatiefiches), proces- en risicobeheer, informatiebeheer, website en intranet, overstap naar Office 365, helder taalgebruik (project heerlijk helder), … ;
  • Ondersteunen bij een aantal beleidsmatige processen (voorstellen voor wetgeving, beheer en actualisering van standpunten, parlementaire vragen en vragen om uitleg, …);
  • Bijhouden en opvolgen van de uitgaven en begroting van de afdeling. Hierbij is een zekere kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten aangewezen;
  • Dossierbehandeling ondersteunen: dossiers (binnenkomend en uitgaand) opvragen en waar nodig helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen voor een correcte en volledige afhandeling;
  • Opstellen van documenten: voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (brieven, mails, memo’s en nota’s, verslagen, wetteksten, overzichten, formulieren, opvolglijsten, …), deze verder verwerken en de informatie delen;
  • Informatieverzameling en –verwerking: verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot briefwisseling, mailverkeer, afspraken, dossiers voor en verslagen van de verschillende overlegfora en organisatieprocessen, om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben; beheer van fysieke informatie en archiefruimtes;
  • Ondersteunende taken: uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van het afdelingsteam en de afdeling; bewaken van afspraken; organisatie van sociale activiteiten; assisteren bij organisatiebrede activiteiten (bv. open diensten dagen, clean up day); voorzien in praktische hulpmiddelen voor de afdeling;
  • Assisteren bij agendabeheer in de afdeling: voorbereiding en afstemming rond vergaderdata met de diverse stakeholders of overlegplatformen.

Profiel

We zoeken een polyvalente medewerker die zelfstandig werkt en goed kan omgaan met stress. U kan zich makkelijk aan veranderende omstandigheden aanpassen, ook als deze zich plots en onverwacht aandienen. U bent een echte teamplayer, springt in voor collega’s waar nodig en werkt zorgvuldig en proactief. U ben zeer goed in communiceren met verschillende collega’s en stakeholders. U informeert en betrekt tijdig de juiste personen. U kan ook overtuigen om zaken gedaan te krijgen. U houdt van een gevarieerd takenpakket, en zoekt naar maximale efficiëntie-winsten door uw processen adequaat te organiseren en waar mogelijk gebruik te maken van mogelijkheden op vlak van digitaliseren en automatiseren. U heeft steeds een goed overzicht van zowel uw eigen takenpakket als van het takenpakket van de collega’s.

Toelatingsvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot een functie bij de Vlaamse overheid moeten kandidaten voldoen aan een aantal algemene toelatingsvoorwaarden:

  • uittreksel uit het strafregister voorleggen;
  • de burgerlijke en politieke rechten genieten;
  • medisch geschikt zijn om de functie uit te oefenen (enkel voor bepaalde doelgroepen en functies met een bepaald risico).

Deelnemingsvoorwaarden

  •  U bent ten minste in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau B (meer info: zie https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02), zoals bepaald in het Vlaamse personeelsstatuut. Interne kandidaten van de OVAM die reeds tot niveau B behoren worden eveneens toegelaten tot deze selectie.
  • Als u een buitenlands diploma bezit, moet u de erkenning van gelijkwaardigheid aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: www.naricvlaanderen.be/.

  • Als u uw diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet u een taalexamen afleggen bij Selor (www.selor.be/nl/procedures/taaltesten/) om uw kennis van het Nederlands te bewijzen.

Kandidaten die niet aan de toelatingsvoorwaarden en de deelnemingsvoorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname aan de voorselectie en het functiespecifieke onderdeel van de selectie. Zij worden daarvan op de hoogte gebracht.

Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan via aanwerving vanuit de externe arbeidsmarkt.

Functievereisten

  • U beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring;
  • U heeft bij voorkeur ervaring in opvolging van budgetten en opvolging van planning;
  • U beschikt over goede communicatievaardigheden zowel schriftelijk als mondeling;
  • U heeft bij voorkeur kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten;
  • U heeft kennis van en ervaring met een kantoorsoftwarepakket.

Omschrijving van de belangrijkste gedragscompetenties

De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u.

Volgende gedragscompetenties vinden wij belangrijk voor deze functie.

  • Verantwoordelijkheid nemen: handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie – niveau 1
  • Zorgvuldigheid: handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten – niveau 1
  • Samenwerken: een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is – niveau 1
  • Initiatief: kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen – niveau 1
  • Klantgerichtheid: wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren – niveau 1
  • Plannen & organiseren: op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken - niveau 1

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan u op volgende website vinden: www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid

Selectieprocedure: timing onder voorbehoud

De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke eliminerende selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De opgegeven termijnen voor de selectieprocedure zijn richtinggevend.

  1. CV-screening en voorselectie op basis van de kandidaatstelling – eliminerend – vindt plaats in week 18. De best gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende selectie-stap.
  2. Voorafgaand aan het jurygesprek vullen de geselecteerde kandidaten een online persoonlijkheidsvragenlijst in. Het jurygesprek omvat een functie specifieke screening en zelfbeschrijving van sterktes en zwakten, aangevuld met een praktijkcase. Het gesprek gebeurt in aanwezigheid van het afdelingshoofd, stafmedewerker, een OVAM HR-medewerker en een externe selectiespecialist. Het gesprek vindt plaats in week 19 en/of 20. De jury formuleert een advies aan de administrateur-generaal over de geschiktheid van de kandidaten. Deze stap is eliminerend.
  3. Een extra selectiestap kan worden voorzien indien nodig voor deze selectie. Dit kan bestaan uit een diepte-interview al dan niet met een bijkomende case. Deze selectiestap gebeurt door de externe selectiespecialist en/of een OVAM-medewerker(s). Deze stap is eliminerend.
  4. De administrateur-generaal, mevr. Henny De Baets, beslist na advies wie als beste kandidaat geselecteerd wordt. Voorafgaand aan deze beslissing kan een bijkomend gesprek met de administrateur-generaal plaatsvinden.

Alle kandidaten krijgen een schriftelijk antwoord over het resultaat.

De kandidaten kunnen over elke fase mondelinge feedback vragen binnen een termijn van dertig dagen.

Ons aanbod

  • Een leerrijke en boeiende werkervaring met een maatschappelijk zinvolle opdracht.
  • Een voltijds contract van onbepaalde duur.
  • Een verloning van (B111, geen ervaring) 2.419,99 euro bruto/maand. Relevante ervaring kan worden gehonoreerd volgens de geldende wetgeving. Ervaring uit de overheidssector wordt volledig gevalideerd. Andere relevante ervaring kan meegenomen worden mits voorlegging van geldige documenten. Voor de berekening van uw salaris kan u terecht op de salarissimulator van de Vlaamse Overheid. U vindt deze terug via volgende link: www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werken-bij-de-vlaamse-overheid/salarissimulator
  • Een aantrekkelijke vakantieregeling, glijdende werktijden, maaltijdcheques, een gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een fietsvergoeding, tewerkstelling in de onmiddellijke nabijheid van het station te Mechelen.
  • De OVAM zet zich actief in om gelijke kansen en diversiteit op de werkvloer te bevorderen. De kwaliteiten van ons personeel zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, gender, geaardheid, handicap/chronische ziekte of afkomst.
  • Volgende kandidaten kunnen deelnemen onder voorbehoud: kandidaten die beschikken over een buitenlands diploma dat nog niet gelijkwaardig is verklaard en kandidaten die nog niet voldoen aan de vereisten inzake de taalwetgeving inzake kennis van het Nederlands. Wie dus nog geen taaltest Nederlands heeft afgelegd bij Selor kan al wel deelnemen aan de selectieronde(s). Aan deze voorwaarden moet echter wel voldaan worden voor de effectieve indiensttreding.
  • Hebt u een arbeidshandicap; gelieve aan te geven bij uw sollicitatie of u nood hebt aan specifieke aanpassingen voor de sollicitatie.

Solliciteren

Bent u geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 4 mei 2021. Om te solliciteren vult u de online vragenlijst in. Bij deze vragenlijst stuurt u als bijlage een cv met overzicht van uw loopbaan/ervaring en een kopie van uw diploma.

De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzondering zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verwijderen.

Meer informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kan u contact opnemen met Fatna El Khanf (tel: 015 284 183, email: wervingen@ovam.be).

Solliciteren

Klik hier om door te gaan naar het sollicitatieformulier